Public concerné par cette formation : les chargés de diffusion ou de production, administrateurs et attachés de presse qui souhaitent gérer efficacement la diffusion des spectacles et évènements culturels.

Prérequis : savoir se servir d’un ordinateur (Mac ou PC) et son environnement (clavier, souris).

Si vous ne possédez pas le logiciel Diffusion-Start, une version d’essai sera gracieusement installée sur votre portable.

Chaque participant devra en effet venir avec un ordinateur portable PC Windows 10 ou Windows 11.

Objectifs de la formation : découvrir le logiciel Diffusion-Start et devenir autonome dans la gestion complète de la diffusion d’un spectacle ou d’un évènement culturel avec cet outil.

Durée : un jour (7 heures)

Modalités : chaque formation est organisée à la demande dans un délai d’un mois maximum

Tarif : 500 euros HT.

Méthodes mobilisées pour cette formation : la méthode proposée est celle d’une immersion dans le logiciel, guidée pas à pas. A chaque étape de cas pratiques, le participant apprend à en optimiser la gestion avec les différents outils proposés par Diffusion-Start.

Modalités d’évaluation : des exercices pratiques sont mis en œuvre et à l’issue de chaque demi-journée, un test de type QCM est proposé pour valider les acquis et révéler les difficultés éventuelles.

Lieu de la formation : la formation est dispensée au sein du siège social de Studiotic situé 2 rue Mirabeau 75016 Paris. Selon les besoins, une formation en distanciel peut également être proposée avec un contenu pédagogique identique.

Accessibilité personnes handicapées : le siège social de Studiotic est un local en rez-de-chaussée sur rue qui n’offre pas toutes les conditions d’accueil aux personnes à mobilité réduite. Une formation à distance peut donc être proposée.

Votre contact pour cette formation : Soazick Carré-Hoff : 09 73 15 92 66 / 06 16 48 07 89. Email : agence.studiotic@gmail.com

La fiche de cette formation a été mise à jour le 14 juin 2023.

Contenu pédagogique de la formation :

Les structures et fonctions rattachées

• Moteur de recherche structures multi-critères
• Liste des structures
• Fiche détaillée par structure
• Création et édition de nouvelles structures
• Ajout de collaborateurs dans la structure avec fiche individuelle qualifiée du contact
• Historisation de la relation avec la structure
• Visualisation interactive du site web de la structure
• Gestion de la revue de presse
• Gestion des informations relatives à la scène (salles).
• Déclaration des scènes et des jauges
• Visualisation des représentations dans la structure
• Gestion de la saisonnalité des programmations
• Stockage du dossier technique de la structure dans la base de données
• Création d’un nouveau contrat pour cette structure
• Possibilité d’apporter des commentaires sur la fiche structure

Les contacts

Ce module regroupe toutes les personnes physiques qu’elles soient rattachées ou non à une structure.

Les fonctions rattachées aux contacts et collaborateurs

• Moteur de recherche collaborateurs multi-critères
• Segmentation des contacts à travers 15 catégories paramétrables et cumulables
• Fiche détaillée du contact et de sa structure
• Historisation de la relation avec le contact
• Historisation des évènements auxquels a été « abonné » ce contact
• Liste de tous les collaborateurs
• Recherche par numéro (identifiant) de collaborateur
• Gestion des NPAI postaux (perso et pro)
• Gestion du choix de l’adresse perso /pro pour les mailings étiquettes
• Gestion des STOP MAIL
• Gestion du RGPD
• Gestion du statut VIP
• Gestion du niveau de familiarité (tu/vous)
• Gestion de la langue du contact FR-US ou autre (paramétrable)
• Possibilité d’abonner un collaborateur à un évènement
• Possibilité de commenter la fiche contact
• Visualisation des articles (revue de presse) rédigés par ce contact
• Assistant à la réservation des invitations pour le contact
• Visualisation des invitations réservées à ce contact
• Envoi par mail de la confirmation d’invitations avec en option le dossier de presse joint

L’import de structures et contacts

Les évènements et fonctions rattachées

• Création d’un nouvel évènement
• Possibilité de segmenter les évènements par période
• Liste de tous les évènements (par type/date+année)
• Détail d’un évènement
• Visualisation des « abonnés » d’un évènement ( liste contacts)
• Pointage des NPAI postaux et mail de l’évènement
• Liste des NPAI de l’évènement
• Liste des venues confirmées de l’évènement
• Liste des venues pointées de l’évènement
• Liste des sans-réponses
• Fonction de désabonnement de tous les participants d’un évènement
• Fonction de suppression d’un évènement
• Gestion du budget au sein de l’évènement
• Frais fixes de l’évènement (location salle, prestataires etc)
• Frais variables de l’évènement : coût par abonné (exemple : frais postaux)
• Frais variables de l’évènement : coût par confirmé (exemple : cocktail)
• Frais variables de l’évènement : coût par participant (exemple : participation à une activité facturée à la production sur place)
• Statistique des coûts des évènements sur une période

Les spectacles de la compagnie et fonctions rattachées

• Liste des spectacles
• Ajout de spectacle
• Import des spectacles antérieurs par feuille Excel
• Gestion des représentations
• Stockage du dossier de presse du spectacle numérisé
• Stockage des photos du press kit du spectacle – 10 photos HD –
• Edition d’un dossier technique par spectacle et d’un dossier de presse
• Revue de presse du spectacle
• Pointage de la billetterie des représentations (10 catégories de billetterie)
• Statistique sur les entrées

Les contrats de diffusion et fonctions rattachées :

• Moteur de recherche multi-critères des contrats
• Création d’un nouveau contrat (via la fiche de la structure)
• Suivi des étapes du contrat
• Editeur de contrat sous format Word
• Création et gestion des représentations du contrat via fiche détail contrat

Les représentations du spectacle et fonctions rattachées

• Moteur de recherche multi-critères
• Visualiser les invitations à cette représentation
• Visualiser les interviews demandées lors de cette représentation

La revue de presse et fonctions rattachées

• Moteur de recherche multi-critères
• Ajout d’un article à la revue de presse
• Stockage du chemin réseau vers le PDF de l’article numérisé
• Segmentation par support (structure) et spectacle
• Système de notation des articles
• Rajout de commentaires